Formule so kruh in maslo Excela. Če redno uporabljate Excel, stavim, da uporabljate veliko formul. Toda izdelava delovne formule lahko traja preveč časa. V tem članku delim nekaj dobrih nasvetov, ki vam prihranijo čas pri delu s formulami v Excelu.
Video: 20 nasvetov za prihranek časa z Excelovimi formulami
1. Ne dodajajte končnih oklepajev funkciji
Začnimo z nečim zelo enostavnim! Ko samostojno vnašate eno funkcijo (SUM, POVPREČNO itd.), Vam ni treba vnesti končnih zaključnih oklepajev. Na primer, lahko preprosto vnesete:
= SUM (A1: A10
in pritisnite tipko return. Excel bo za vas dodal zaključne oklepaje. To je majhna stvar, vendar priročna.
Opomba: to ne bo delovalo, če vaša formula vsebuje več kot en niz oklepajev.
2. Premaknite formulo in preprečite spreminjanje referenc
Ena najmočnejših lastnosti programa Excel so relativni naslovi - ko kopirate formulo na novo lokacijo, se spremenijo vsi relativni naslovi. Pogosto je to točno tisto, kar želite, saj je ponovna uporaba formul ena najpomembnejših tehnik dobro sestavljenega delovnega lista, ki ga je enostavno vzdrževati.
Včasih pa morate formulo premakniti ali kopirati na novo lokacijo in ne želite, da se formula sploh spremeni. To lahko storite na več načinov.
Če samo premikate formulo na bližnjo lokacijo, poskusite povleci in spusti. Z vlečenjem bodo vsi naslovi nedotaknjeni in nespremenjeni.
Če premikate formulo na bolj oddaljeno lokacijo, uporabite izreži in prilepi. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Ko izrežete formulo, se njene reference ne spremenijo.
3. Kopirajte formulo in preprečite spreminjanje referenc
Opomba: vse sklice na celice lahko spremenite tako, da postanejo absolutne, vendar ta namig predvideva, da tega ne želite storiti iz kakršnega koli razloga.
Če morate samo kopirati eno formulo, izberite celotno formulo v vrstici s formulami in kopirajte v odložišče. Nato lahko prilepite na novo mesto. Rezultat bo enaka formula kot izvirnik.
Če želite kopirati datoteko a skupina formule na novo lokacijo, ne da bi to vplivalo na reference, lahko uporabite funkcijo najdi in zamenjaj. Izberite formule, ki jih želite kopirati, nato poiščite in zamenjajte znak enako (=) v formulah z znakom razpršitve (#). Tako se formule pretvorijo v besedilo. Zdaj kopirajte in prilepite formule na novo mesto. Ko prilepite formule in izberete vse formule, obrnite postopek iskanja in zamenjave. Poiščite hash (#) in zamenjajte znak enakosti (=). S tem boste formule povrnile v delovno stanje. (Kredit: Tom Urtis )
4. Dvokliknite ročico za polnjenje, da kopirate formule
Ko dodajate formule v tabele, je ena izmed stvari, ki jih najpogosteje naredite, kopiranje formule iz prve vrstice tabele v zadnjo vrstico tabele. Če poznate bližnjice na tipkovnici za krmarjenje po podatkih v Excelu, jih lahko uporabite za hitro lepljenje celotnega stolpca formul v samo nekaj tipkah. Vendar je ročaj za polnjenje še hitrejši, ker vam ni treba krmariti do dna tabele.
Ročica za polnjenje je mali pravokotnik, ki se nahaja v spodnjem desnem kotu vseh izbir v Excelu. Dokler formula stoji v stolpcu poleg drugega stolpca, bo na voljo celoten nabor podatkov, lahko dvokliknete ročico za polnjenje, da kopirate formulo vse do dna tabele.
Opomba: Ta nasvet ne bo deloval, če na levi strani formule, ki jo vnesete, ni celotnega stolpca podatkov. Excel uporablja te podatke, da ugotovi, kako daleč navzdol na delovnem listu za kopiranje formule. Naslednji pristop pa lahko uporabite ...
Če izbira ni prevelika, lahko formule izpolnite tudi na delovnem listu z bližnjico za Izpolni navzdol (Control + D). Najprej izberite prvotno formulo in ciljne celice. To je hitreje kot copy/paste, vendar ne tako hitro kot ročaj za polnjenje, še posebej, če kopirate formulo v veliko skupino celic.
Video: Bližnjice za hitro premikanje po velikem seznamu
5. Za samodejno vnašanje formul uporabite tabelo
Še hitrejši način vnosa formul je, da svojo tabelo najprej pretvorite v uradno tabelo Excel. Tu je terminologija zmedena, saj so vsi podatki z več kot enim stolpcem tehnično 'tabela', vendar ima Excel formalno strukturo, imenovano tabela, ki ponuja številne prednosti. Ko podatke pretvorite v tabelo (obe platformi: Ctrl + T), bodo vse formule, ki jih vnesete v prvo vrstico, samodejno kopirane po celotni dolžini tabele. To prihrani veliko časa in pomaga tudi pri preprečevanju napak.
Kot bonus, kadar koli posodobite formulo v tabeli, bo Excel znova posodobil vse podobne formule v istem stolpcu.
Opomba: formule v tabeli bodo samodejno uporabile strukturirane reference (tj. V zgornjem primeru = [@Ure]*[@Stopnja] namesto = C4*D4. Lahko pa vnesete naslove celic neposredno in se bodo ohranili.
6. Za vnos funkcij uporabite zavihek Samodokončanje +
Ko vnesete znak enako in začnete tipkati, bo Excel začel ujemati besedilo, ki ga vnesete, z ogromnim seznamom funkcij, ki so na voljo. Med tipkanjem se bo spodaj prikazal seznam 'kandidatnih' funkcij. Ta seznam se bo z vsako črko, ki jo vnesete, zožil. Ko na seznamu izberete želeno funkcijo, lahko Excel zahtevate, da jo vnese namesto vas, tako da pritisnete tabulator. V sistemu Windows se funkcije samodejno izberejo med tipkanjem. V računalniku Mac so možnosti predstavljene, vendar niso izbrane, zato morate narediti še en korak: s puščično tipko izberite želeno funkcijo, nato pritisnite zavihek ali se vrnite, da Excel vnese funkcijo namesto vas.
7. Za vnos argumentov uporabite Control + click
Ne marate vnašati vej med argumenti? Lahko imate Excel, ki bo to naredil namesto vas. Ko vnašate argumente v funkcijo, držite tipko Control (Mac: ukaz), ko kliknete vsako referenco in Excel bo samodejno vnesel vejice. Na primer, lahko vnesete formulo, kot je: = SUM (A1, B10, C5: C10), tako da vnesete '= SUM (' in nato pritisnete Control na vsako referenco. To bo delovalo s katero koli funkcijo, pri kateri kot argumente podajate reference.
8. V oknu za namig formule izberite argumente
Kadar koli delate s formulo, ki vsebuje funkcijo Excel, ne pozabite, da lahko za izbiro argumentov vedno uporabite okno namigov. To je lahko prihranek časa, če je formula zapletena, še posebej, če vsebuje veliko ugnezdenih oklepajev. Če želite izbrati argumente, delajte v dveh korakih. V prvem koraku kliknite, da postavite kazalec v funkcijo, katere argument želite izbrati. Excel bo nato prikazal namig za to funkcijo, ki prikazuje vse argumente. V drugem koraku kliknite argument, ki ga želite izbrati. Excel bo izbral celoten argument, tudi če vsebuje druge funkcije ali formule. To je lep način za izbiro argumentov pri uporabi F9 za odpravljanje napak v formuli.
Želite izvedeti več? Ponujamo celoten tečaj Excelove formule in funkcije .
9. Vstavite nadomestna mesta argumentov funkcij s bližnjico
Običajno, ko vnesete funkcijo, Excel prikaže nasvete o vsakem argumentu, ko dodate vejice. Včasih pa boste morda želeli, da Excel doda nadomestna mesta za vse argumente funkcije hkrati. Če je tako, boste z veseljem izvedeli, da za to obstaja bližnjica.
Ko vnašate funkcijo, potem ko Excel prepozna ime funkcije, vnesite Control + Shift + A (obe platformi). Če na primer vnesete '= DATE (' in nato uporabite Control + Shift + A, vam bo Excel dal '= DATE (leto, mesec, dan)'. Nato lahko dvakrat kliknete vsak argument (ali uporabite nasvet funkcije okno, da izberete vsak argument) in ga spremenite v želeno vrednost.
10. Premaknite 'formulo stvar' s poti
Včasih, ko vnesete formulo, se okno z namigi po formuli vas ovira , ki blokira vaš pogled na druge celice, ki jih želite videti na delovnem listu. Ko se to zgodi, ne pozabite, da lahko okno namigov premaknete s poti. Z miško premaknite rob okna, dokler ne vidite spremembe kazalca, nato kliknite in povlecite na novo mesto. Nato lahko nadaljujete z vnašanjem ali urejanjem formule. Odvisno od strukture vašega delovnega lista je še en način za obvladovanje te težave urejanje formule v vrstici s formulami namesto neposredno v celici.
11. Preklopite prikaz vseh formul hkrati
Kadar koli uredite celico, ki vsebuje formulo, Excel samodejno prikaže formulo namesto njenega rezultata. Včasih pa boste morda naenkrat videli vse formule na delovnem listu. Če želite to narediti, uporabite bližnjico na tipkovnici za prikaz formul: Control + ~ (to je tilda). S to bližnjico lahko hitro preklopite prikaz vseh formul na delovnem listu ali izklopite. To je lep način za ogled vseh formul hkrati in za preverjanje njihove skladnosti.
12. Izberite vse formule na delovnem listu hkrati
Drug način za ogled vseh formul na delovnem listu je, da jih izberete. To lahko storite z močnejšimi (in skritimi) funkcijami v Excelu: je Pojdi na> Posebno (Ctrl + G). S tem ukazom lahko v Excelu izberete vse zanimive stvari, vključno s praznimi celicami, celicami, ki vsebujejo številke, celicami, ki so prazne, in še veliko več. Ena od možnosti so celice, ki vsebujejo formule. Če želite na delovnem listu izbrati vse celice, ki vsebujejo formule, samo vnesite Ctrl + G, da se prikaže pogovorno okno Pojdi na, nato kliknite gumb Poseben in izberite Formule. Ko kliknete V redu, bodo izbrane vse celice, ki vsebujejo formule.
Če želite na delovnem listu izbrati samo podmnožico formul, najprej izberite in nato uporabite isti ukaz.
13. Za pretvorbo formul v statične vrednosti uporabite posebno pasto
Pogosta težava v Excelu je potreba po ustavitvi spreminjanja izračunanih vrednosti. Na primer, morda želite poenostaviti delovni list tako, da odstranite stolpce 'pomoč', ki ste jih uporabili za ustvarjanje določenih vrednosti. Če pa izbrišete te stolpce s formulami, ki se še vedno nanašajo nanje, boste prejeli veliko napak #REF. Rešitev je, da formule najprej pretvorite v vrednosti, nato pa izbrišete dodatne stolpce. Najpreprostejši način za to je uporaba posebne paste. Najprej izberite formule, ki jih želite pretvoriti, in Kopiraj v odložišče. Nato, ko so formule še izbrane, odprite pogovorno okno Prilepi posebno (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) in uporabite možnost Vrednosti. To bo nadomestilo vse izbrane formule z vrednostmi, ki so jih izračunali.
14. Za prilagajanje vrednosti uporabite Paste Special
Druga pogosta težava v Excelu je potreba po spremembi številnih vrednosti. Morda imate na primer seznam 500 cen izdelkov in morate vse cene zvišati za 5%. Ali pa imate morda seznam 100 datumov, ki jih je treba za en teden premakniti v prihodnost? V takih primerih lahko v tabelo dodate stolpec 'pomočnik', izvedete zahtevani izračun, rezultate pretvorite v vrednosti in jih nato prekopirate v prvotni stolpec. Če pa potrebujete le preprost izračun, je Paste Special veliko enostavnejši in hitrejši, saj lahko vrednost spremenite neposredno brez dodatnih formul.
Na primer, če želite pretvoriti nabor datumov v en teden pozneje, naredite to: dodajte številko 7 v katero koli celico na delovnem listu in jo nato kopirajte v odložišče. Nato izberite vse datume, ki jih želite spremeniti. Nato uporabite Posebno lepljenje> Operacije> Dodaj. Ko kliknete V redu, bo Excel datumom, ki ste jih izbrali, dodal številko 7 in jih časovno premaknil za 7 dni naprej, pri čemer vam ni treba ustvarjati pomožnih stolpcev.
Če želite niz cen povečati za 10%, uporabite isti pristop. Vnesite 1.10 v celico in jo kopirajte v odložišče. Nato izberite cene, ki jih želite spremeniti, in uporabite Posebno lepljenje> Operacije> Pomnoži, da pretvorite vse veljavne cene. Ko se naučite tega nasveta, boste zanj našli veliko pametnih uporab.
Opomba: to deluje samo z vrednostmi. Ne poskušajte s formulami!
15. Uporabite poimenovane obsege, da bodo formule bolj berljive
Eden najstarejših profesionalnih nasvetov v knjigi je uporaba imenovanih obsegov v svojih formulah, da bodo lažje berljive. Recimo, da imate preprost delovni list, ki prikazuje ure, opravljene za majhno ekipo. Za vsako osebo želite pomnožiti njihovo število ur dela za eno urno postavko. Ob predpostavki, da je urna postavka v celici A1, bi lahko bile vaše formule videti tako:
= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1
Če pa celico A1 poimenujete 'urna_razred', bodo vaše formule videti tako:
= B3 * urna_cena
= B4 * urna_cena
= B5 * urna_cena
Tako poimenovanje obsegov naredi formule veliko bolj berljive in prihrani vnos veliko znakov dolarja ($) za ustvarjanje absolutnih referenc.
Poimenovanje razponov je preprosto. Samo izberite obseg/celice, ki jih želite poimenovati, nato vnesite ime v polje z imeni in pritisnite enter. Zdaj, ko ste poimenovali obseg, ga bo Excel uporabil vsakič, ko pokažete in kliknete obseg, ko gradite formulo - ko kliknete imenovani obseg, boste njegovo ime samodejno vstavili v formulo. Kot bonus se lahko preprosto pomaknete tudi do imenovanega območja, kadar koli želite. Samo izberite ime iz spustnega menija, ki se prikaže poleg polja z imenom.
16. Samodejno uporabi imena za obstoječe formule
Kaj se zgodi, ko ste že ustvarili formule in nato ustvarite datoteko imenovani obseg jih želite uporabiti pri njih? Pravzaprav nič. Excel ne bo spremenil vaših obstoječih formul ali ponudil samodejne uporabe imen novih obsegov. Obstaja pa način, kako imena območij uporabiti za obstoječe formule. Samo izberite formule, za katere želite uporabiti imena, in nato uporabite funkcijo Uporabi imena.
Ko se odpre okno Uporabi imena, izberite imena, ki jih želite uporabiti, in kliknite V redu. Excel bo vse ustrezne reference nadomestil z izbranimi imeni.
kako dodati pi v excel -
17. Shranite formulo, ki ni narejena
Če delate s kompleksnejšo formulo, obstaja velika verjetnost, da bo trajalo nekaj časa, da formula deluje pravilno. Morda vam bo primanjkovalo časa in se boste morali pozneje vrniti k formuli, da bo delovala, kot želite. Na žalost Excel ne dovoljuje vnosa polomljene formule. Če poskusite, se bo Excel glasno pritožil, da ima formula napake, in vam ne bo dovolil nadaljevati, dokler ne odpravite vseh težav.
Obstaja pa enostaven način: formulo začasno pretvorite v besedilo. To lahko storite tako, da na začetek formule (pred =) dodate en sam apostrof ali pa znak za enakopravnost popolnoma odstranite. V obeh primerih bo Excel prenehal poskušati oceniti formulo in vam omogočil, da jo vnesete takšno, kot je. Kasneje se lahko vrnete k formuli in nadaljujete z delom.
18. Zavedajte se funkcij, ki jih ponuja Excel
Obstajajo funkcije za reševanje posebnih težav. Funkcijo si lahko predstavljate kot vnaprej pripravljeno formulo z določenim imenom, namenom in vrnjeno vrednostjo. Na primer, funkcija PROPER ima samo en namen: besede piše z veliko začetnico. Dajte mu besedilo, kot je 'nEW york CiTY', in vrnilo vam se bo 'New York City'. Funkcije so neverjetno priročne, ko rešujejo vašo težavo, zato se je smiselno seznaniti s funkcijami, ki so na voljo v Excelu.
Glej: Vodnik po funkcijah Excel in 500 primerov formule Excel za seznam pogosto uporabljenih funkcij in formul, ki jih uporabljajo.
Opomba: Ljudje so pogosto zmedeni zaradi terminologije, ki se uporablja za govor o funkcijah in formulah. Enostaven način razmišljanja o tem je naslednji: vse, kar se v Excelu začne z znakom enakosti, je formula. Po tej definiciji so vse funkcije tudi formule, formule pa lahko vsebujejo več funkcij.
19. S tipko F4 preklapljajte med relativnimi in absolutnimi referencami
Ključ do oblikovanja formul, ki jih lahko elegantno kopirate na nove lokacije in še vedno pravilno delate, je uporaba prave kombinacije absolutnih in relativnih referenc. To je tako pomembno, ker vam omogoča, da namesto ustvarjanja novih uporabite ponovno obstoječe formule, ponovna uporaba iste formule pa drastično zmanjša možnost napak v delovnem zvezku z omejevanjem števila formul, ki jih je treba preveriti.
Pretvarjanje referenc med relativnimi in absolutnimi referencami pa je lahko neprijetno-vnos vseh teh znakov dolarja ($) je dolgočasen in nagnjen k napakam. Na srečo obstaja odlična bližnjica, ki vam omogoča hitro preklapljanje med 4 možnostmi, ki so na voljo za vsako referenco: (Windows: F4, Mac: Command + T). Kazalec preprosto postavite v referenco in uporabite bližnjico. Vsakič, ko ga uporabite, se Excel 'obrne' na naslednjo možnost v tem vrstnem redu: popolnoma relativno (A1)> popolnoma absolutno ($ A $ 1)> Absolutna vrstica (A $ 1)> absolutni stolpec ($ A1).
20. Ne pozabite, da formule in funkcije vrnejo vrednost. Nenehno.
Ko se borite s formulo, je včasih to zato, ker mislite, da del formule vrača določeno vrednost, dejstvo pa, da vrača nekaj drugega. Če želite preveriti, kaj dejansko vrne funkcija ali del formule, uporabite spodnji nasvet F9.
Opomba: Beseda 'vrnitev' prihaja iz sveta programiranja in včasih zmoti ljudi, ki so novi v tem konceptu. V kontekstu Excelovih formul se uporablja takole: „Funkcija LEN vrne številko“ ali „Formula v celici A1 vrne napako“. Kadar koli slišite besedo 'vrni' s formulo, pomislite samo na 'rezultat'.
21. Za oceno delov formule uporabite F9
Bližnjica F9 (fn + F9 na Macu) lahko rešuje dele formule v realnem času. To je odlično orodje za odpravljanje napak pri večjih formulah, ko morate preveriti, ali rezultat določenega dela formule pričakujete. Če želite uporabiti ta namig, uredite formulo in izberite izraz ali funkcijo, ki jo želite ovrednotiti (namig - z oknom funkcije tip izberite vse argumente). Ko imate izbrano, pritisnite F9. Videli boste, da se del formule nadomesti z vrednostjo, ki jo vrne.
Opomba: V operacijskem sistemu Windows lahko razveljavite F9, vendar to na Macu ne deluje. Če želite zapustiti formulo brez spreminjanja, uporabite Esc.
Video: Kako preveriti in odpraviti napako formule s F9
22. Za oceno formule korak za korakom uporabite ocenjevalnik formul
Ko uporaba F9 za ocenjevanje formule postane preveč dolgočasna, je čas, da izločimo večjo strojno opremo: Evaluate Formula. Oceni formulo reši formulo korak za korakom. Vsakič, ko kliknete gumb Oceni, bo Excel razrešil podčrtani del formule in vam prikazal rezultat. Ocenite formulo najdete na zavihku Formule na traku v skupini Revizija formul. Če želite uporabiti oceno formule, izberite formulo in kliknite gumb na traku. Ko se odpre okno, bo prikazana formula v besedilnem polju s spodnjim gumbom za oceno. En del formule bo podčrtan - to je del, ki se trenutno 'ocenjuje'. Ko kliknete oceni, se podčrtani del formule nadomesti z vrednostjo, ki jo vrne. Lahko kliknete oceni, dokler formula ni popolnoma rešena.
Video: Kako ovrednotiti kompleksne formule
Opomba: Formula za oceno je na voljo samo v različici programa Excel za Windows. Različica za Mac ima drugačen pristop, imenovan Formula Builder, ki prikaže rezultate, ko ustvarite formulo. To ni povsem enaka funkcionalnost, vendar je zelo koristna in jo lahko uporabite s formulami, ki že obstajajo.
23. Zgradite kompleksne formule v majhnih korakih
Ko morate sestaviti bolj zapleteno formulo in niste prepričani, kako to storiti, začnite s splošnim pristopom in nekaterimi trdo kodiranimi vrednostmi. Nato dodajte več logike za zamenjavo trdo kodiranih vrednosti korak za korakom. Na primer, recimo, da želite napisati formulo, ki izvleče ime iz polnega imena. Veste, da lahko z levo povlečete besedilo, vendar niste prepričani, kako izračunati število znakov za ekstrahiranje. Začnite z LEFT (polno_ime, 5), da formula deluje. Nato ugotovite, kako številko 5 zamenjati z izračunano vrednostjo. V tem primeru lahko določite število znakov za ekstrakcijo s funkcijo FIND za iskanje položaja prvega presledka.
Video: Kako sestaviti kompleksno formulo korak za korakom
24. Uporabite imenovana območja, kot so spremenljivke
V mnogih primerih je smiselno uporabiti imenovanih obsegov kot spremenljivke, da bodo vaše formule prilagodljivejše in lažje delo z njimi. Na primer, če veliko povezujete (združujete besedilne vrednosti skupaj), boste morda želeli ustvariti lastne imenovane obsege za nove znake vrstice, znake zavihkov itd. Na ta način se lahko preprosto obrnete na imenovane obsege neposredno namesto da bi v formule dodali veliko zapletene sintakse. Kot bonus, če vaši imenovani obsegi vsebujejo besedilne vrednosti, vam ni treba uporabiti narekovajev okoli besedila, ko jih dodate formuli. To idejo je malo težko razložiti za podroben primer si oglejte ta video .
25. Za povezovanje predpostavk uporabite združevanje v oznakah
Ko ustvarite delovni list, ki temelji na določenih predpostavkah, je lahko izziv, da jasno pokažete svoje domneve. Pogosto boste imeli na delovnem listu določeno območje za vnose in drugo področje za izhode, pri čemer ni prostora za prikaz obeh hkrati. Eden od načinov, da se prepričate, da so ključne predpostavke jasne, je, da jih vdelate neposredno v nalepke, ki se pojavijo na delovnem listu z uporabo združevanja, običajno s funkcijo TEXT.
Na primer, običajno imate nalepko z napisom 'Stroški kave', ki ji sledijo izračunani stroški. S povezovanjem lahko označite napis „Stroški kave (2,00 USD/skodelico)“: s tem je jasno, da ste prevzeli stroške 2,00 USD/skodelico.
Video: pojasniti predpostavke s povezovanjem
26. Gnezdenim IF -jem dodajte prelome vrstic, da jih boste lažje brali
Ko ustvarjate ugnezdeno formulo IF, je lahko spremljanje resničnih in napačnih argumentov v metu oklepajev zelo zmedeno. Ko prepirate oklepaje, je v logiki enostavno narediti napako. Vendar pa obstaja preprost način, da formulo z več stavki IF veliko lažje preberete: formuli po vsakem argumentu TRUE dodajte prelome vrstic. Tako bo formula bolj videti kot tabela.
Video: Kako olajšati branje ugnezdenih IF -jev
27. Vnesite funkcije s funkcijo Samodokončanje
Ko vstopate v funkcijo, bo Excel poskušal uganiti ime želene funkcije in predstaviti seznam samodejnega dokončanja, med katerim lahko izbirate. Vprašanje je, kako sprejmete eno od prikazanih možnosti in še vedno ostanete v načinu urejanja? Trik je v uporabi tipke tabulator. Ko pritisnete zavihek, Excel doda celotno funkcijo in pusti kazalec v oklepaju, tako da lahko po potrebi vnesete argumente. V računalniku Mac morate najprej uporabiti puščično tipko navzdol, da izberete funkcijo, ki jo želite dodati, nato pritisnite Tab, da jo vstavite.
28. Uporabite AutoSum za vnos formul SUM
Tega samodejnega vsote nimate vedno možnosti uporabiti, ko pa to storite, je to zadovoljivo. Samodejna vsota deluje tako za vrstice kot stolpce. Samo izberite prazno celico na desni ali pod celicami, ki jih želite sešteti, in vnesite Alt + = (Mac: Command + Shift + T). Excel bo uganil obseg, ki ga poskušate sešteti, in v enem koraku vstavil funkcijo SUM. Če želite biti natančnejši, da Excel ne ugiba, najprej izberite obseg, ki ga nameravate sešteti, vključno s celico, v kateri želite, da je funkcija SUM.
Samodejni seštevek bo celo vstavil več funkcij SUM hkrati. Če želite sešteti več stolpcev, izberite obseg praznih celic pod stolpci. Če želite povzeti več vrstic, izberite obseg praznih celic v stolpcu desno od vrstic.
Nazadnje lahko uporabite funkcijo samodejnega seštevanja, da hkrati dodate vsote vrstic in stolpcev za celotno tabelo. Samo izberite celotno tabelo številk, vključno s praznimi celicami pod tabelo in desno od tabele, in uporabite bližnjico. Excel bo v prazne celice dodal ustrezne funkcije SUM, ki vam bodo v enem koraku dale vsote stolpcev, vsote vrstic in skupno vsoto.
29. Vnesite isto formulo v več celic hkrati
Pogosto boste morali vnesti isto formulo v skupino celic. To lahko dejansko storite v enem koraku z bližnjico na tipkovnici Control + Enter. Samo izberite vse celice hkrati, nato pa formulo vnesite normalno, kot bi to storili za prvo celico. Ko končate, namesto da bi pritisnili Enter, pritisnite Control + Enter. Excel bo vsem celicam pri izbiri dodal isto formulo in po potrebi prilagodil reference. Ko uporabljate ta pristop, vam ni treba kopirati in prilepiti, izpolniti ali uporabiti ročaja za polnjenje. Končali ste v enem koraku.
To isto tehniko lahko uporabite tudi za urejanje več formul hkrati. Samo izberite vse formule hkrati, vnesite potrebne spremembe in pritisnite Control + Enter.
Avtor Dave Bruns
